Effektivisering i praksis - 90 % reduksjon i kundens tidsbruk
En av våre viktigste oppgaver er å identifisere tidstyver for kundene våre.
I denne artikkelen forteller vi historien om hvordan vi har gjort dette i praksis for en av våre kunder.
Resultat: 90 % reduksjon i tidsbruken. Les mer for å lære hvordan vi oppnådde dette.
Introduksjon
Det er gode og effektive prosesser som sparer oss for tid – ikke IT-systemene direkte.
Vårt mål er alltid å avdekke unødvendige tidstyver knyttet til kundens regnskapsprosesser. Dette gjør vi gjennom prosesskartlegging.
Nylig kom vi over en helt konkret tidstyv hos kunde som vi deretter automatiserte på en måte som i dag har redusert tidsbruken med 90 %.
Kundens utfordring
Kunden mottar jevnlig et manuelt bilag per e-post. Dette er en melding med informasjon om hvilke utbetalinger som skal gjøres uten noe form for vedlegg eller lignende.
Avsenders system leverer informasjon i brødteksten på en e-post og det er derfor ikke tilrettelagt for enkelt å kunne behandles automatisk.
Prosesskartlegging
Med mål om å skape balanse i livet og regnskapet for kunden gjennomførte vi en kartlegging av denne prosessen.
Kartleggingen viste at kunden brukte i praksis 15-20 minutter på å håndtere denne prosessen fra A til Å.
Prosessen så slik ut:
Tidligere måtte kunden:
Huske betalingen som skulle gjennomføres
Logge seg inn i nettbanken
Punche inn betalingsdetaljer og gjennomføre betaling
Lage PDF av e-posten
Formidle denne til regnskap/økonomi.
Ikke nok med det; økonomiavdelingen hadde også sin prosess som bilaget måtte gjennom før oppgaven endelig var håndtert.
Vår løsning
Ved å analysere denne prosessen så vi muligheter for å effektivisere denne prosessen.
Prosessen i dag ser slik ut:
Ved å lage en automasjonsflyt og deretter integrere mot regnskapssystemet klarte vi å nærmest eliminere vekk hele bilaget.
Fra et bilag som tidligere tok 15-20 minutter å behandle hver gang en slik utbetaling skulle gjøres til i praksis 1-2 minutter.
Alt kunden nå trenger å gjøre er å videresende e-posten til en unik e-postadresse – resten skjer automagisk!
Potensielle besparelser
Ved å redusere arbeidsflytens totale tidsbruk fra 15-20 minutter, til tiden det tar å videresende en e-post, er det klart at dette gir store muligheter for å spare tid - og dermed penger.
Ikke nok med det, men ved å avlaste to internfunksjoner reduserer man risikoen for feil og misforståelser, samt man eliminierer frustrasjonen med å ha “enda en oppgave” som skal gjøres.
Oppsummering
I de fleste organisasjoner finnes det mange slike tidstyver som aldri blir tatt tak i. I Eibl strekker vi oss langt etter å identifisere disse tidstyvene – og gjøre noe med det.
På denne måten skaper vi muligheter gjennom nytenkning – og forhåpentligvis bidrar til litt mer balanse i kundenes liv og regnskap.
Det har vi i hvert fall klart å oppnå for denne kunden.
Gjøres noe tungvint, kan du være sikker på at han allerede har begynt å tegne flytdiagrammer.
Frank har Bachelor i Økonomi & IT-ledelse fra Handelshøyskolen BI. Før Eibl var han med å starte EnklereStart.no og EnklereRegnskap.no, og har blant annet jobbet i noen av de største teknologi- og regnskapsbyråene i Norge.
Med det utgangspunkt kan vi trygt si at forenkling og teknologi ligger i hans DNA.